Was muss, was darf, was sollte der Verein wie lange aufheben?

Jeder Vorstand eines Vereins, der nicht einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb hat, kennt das leidige Problem, dass Unterlagen, wenn der Jahresabschluss, die Zuwendungs- bestätigungen und die Steuererklärungen erstellt worden sind, irgendwo abgelegt werden müssen. Nur: wohin damit? In die Wohnung des Schatzmeisters oder des Vorsitzenden gehören die Unterlagen keinesfalls. Sie sind Eigentum des Vereins und der zufällige Untergang durch Brand, Wasser oder ähnlich unangenehme Dinge können zur Schadensersatzpflicht des Vorstands führen. Andererseits sind die Vereinsräume meist zu klein, um ein umfangreiches Archiv zu unterhalten, die zuständigen Mitarbeiter können wechseln und überhaupt interessiert sich niemand mehr wirklich für den alten Kram. Niemand? Wohl kaum, das Finanzamt oder die Sozialversicherungen interessieren sich unter Umständen sehr wohl dafür. Und auch die zukünftigen Vereinsvorstände, wenn sie nach 25 Jahren Vereinsleben eine Vereinschronik zusammenstellen sollen und nach alten Vorstandbeschlüssen und Verträgen suchen. Damit ist der Vorstand gut beraten, der sich über die geplante und strukturierte Ablage seiner Vergangenheit Gedanken macht.

Was aufgehoben werden sollte, ergibt sich einerseits aus den Umständen des Vereinslebens, andererseits aus der Frage, welche Mühe es macht, Unterlagen mit unterschiedlicher Fristigkeit aus den Unterlagen herauszusuchen, die schon weggeworfen werden können oder eben noch nicht. Da kann es sich empfehlen, alle Unterlagen zumindest nach der 10-Jahres-Regel aufzuheben, wenn nicht andere Gründe die längere Aufbewahrung angeraten sein lassen.

Welche Aufbewahrungsfristen treffen den Verein?

Es gibt Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsrecht, nach dem Steuerrecht, nach dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht und aus anderen Rechtsgebieten, die einen Verein jedoch nur vereinzelt treffen könnten. Die Aufbewahrungsfrist endet jeweils mit Ablauf eines Kalenderjahres.

Das Handelsrecht ist nur für Kaufleute verbindlich und unterscheidet zwischen einer 6- und einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist. Vereine unterhalten in der Regel keinen Geschäftsbetrieb, der sie zum Kaufmann werden lässt. Deshalb sind regelmäßig die steuerrecht- lichen Aufbewahrungsfristen der §§ 140 ff. Abgabenordnung maßgeblich. Die Abgabenordnung unterscheidet wie das Handels- gesetzbuch auch zwischen gewerblichen und nicht gewerblichen Unternehmen, insbesondere was die Pflicht zur Führung einer doppelten Buchführung und anderer Bücher betrifft (§§ 140 bis 144 AO). Nach den §§ 145 der Abgabenordnung sind jedoch für alle Steuerpflichtigen allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen sowie Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen und für die Aufbewahrung von Unterlagen zu beachten. Sie sind allgemeinverbindlich.

Der Begriff „Steuerpflichtiger“ bedeutet nicht, dass nur der einer ist, der Steuern zahlt, vielmehr bedeutet er für den Vereinsvorstand, dass er Handlungen tätigt, die steuerrelevant sind, z.B. durch Zahlung von Arbeitslohn, Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschalen, durch die Erteilung von Zuwendungsbestätigungen oder die Vermietung von Vereinsräumen.

Die Aufbewahrungsfristen sind zweigeteilt:

• 10 Jahre für Buchungsbelege, Belege, Kassenaufzeichnungen, Bankauszüge, Jahresabschlüsse sowie die dazu gehörigen Informationen

• 6 Jahre für alle übrigen Unterlagen.

Für Verträge beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Beendigung des Vertragsverhältnisses zu laufen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres zu laufen, in dem die letzte Eintragung in den Büchern der Gesellschaft oder des Vereins durchgeführt wird. Die Eintragungen enden mit der Aufstellung des Jahresabschlusses, also mit der Unterschrift des Vereinsvorsitzenden, nicht etwa mit der Feststellung des Jahres- abschlusses durch die Mitgliederversammlung. Die Bücher sind grundsätzlich die Handelsbücher, da der Verein kein bilanzierender Gewerbetreibender ist also die letzte Eintragung zur Fertigstellung der Gewinnermittlung. Es ist nicht die Eintragung in der Steuererklärung maßgeblich! Also ist die Spärenrechnung, die nicht selten nach Aufstellung der Gewinnermittlung im zeitlichen und sachlichen Zusammenhang mit der Steuererklärung Gem1 gemacht wird, keine Rechnung, in die im Sinne des Beginns der Aufbewahrungsfrist eine Eintragung gemacht wird.

Es gibt auch außersteuerliche Aufbewahrungsfristen, z.B. aufgrund von Bewilligungs-bescheiden für staatliche und nichtstaatliche Zuschüsse, Beihilfen und Unterstützungen.

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Unterlagen beträgt mindestens 11 Jahre. Beispiel: am 31. Dezember 2013 erhält der Vorstand eine Rechnung. Der Jahresabschluss wird am 30. Juni des Folgejahres aufgestellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31.12.2014 und läuft dann noch 10 Jahre. Sie beträgt also insgesamt 11 Jahre. Für Belege, die bereits am 1.1. 2013 erteilt werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist 12 Jahre, weil sie auch erst am Ende 2014 zu laufen beginnt. Wenn der Jahresabschluss 2013 erst im Jahr 2015 aufgestellt wird, beträgt die Aufbewahrungsfrist ggf. 13 Jahre.

An dieser Stelle muss zwischen der Aufbewahrungsfrist und der steuerlichen Festsetzungsfrist unterschieden werden.

Die Festsetzungsfrist ist die Frist, innerhalb derer das Finanzamt eine Steuerfestsetzung erstmals durchführen oder noch einmal ändern kann. Die Festsetzungsfristen betragen 4, 5 oder 10 Jahre, je nach dem, ob gesetzmäßiges Handeln, eine leichtfertige Steuerverkürzung oder gar eine Steuerhinterziehung vorliegt. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde, spätestens nach 3 Jahren zu laufen. Die Vereine geben regelmäßig ihre Steuererklärungen spät ab, alleine durch den 3-Jahresturnus. Damit kann sich die Festsetzungsfrist im ungünstigen Fall auf 13 Jahre ausdehnen.

Über Aufbewahrungsfristen ist viel gesprochen und geschrieben worden. Die Regeln sind mannigfaltig und lassen sich in der Kürze nicht zufriedenstellend darstellen, je nach dem, aus welchem Winkel der Leser die Aufbewahrungsfristen betrachtet. Sehr häufig sind Ansprüche auf Steueranrechnung oder –vergütung nur durchsetzbar, wenn Aufbewahrungs- und Ordnungsvorschriften peinlich genau eingehalten werden. Deshalb ist jeder Verein gut beraten, sich individuell von einem Fachmann beraten zu lassen, der systematisch alle Bereiche des Vereins durchkämmt und dem Vorstand zielorientierte Vorgaben macht.

Autor: Thomas Oehmichen, Steuerberater – vereidigter Buchprüfer, www.oehmichen.de

Gemeinnützige, mildtätige und kirchliche Organisationen zahlen häufig bescheidene Vergütungen oder einen Auslagenersatz an Vorstände, Mitarbeiter oder Vereinsmitglieder. Dabei müssen sie einschlägige Bestimmung des Einkommen- und Umsatzsteuerrechts beachtet werden. In der Folge werden einige steuerliche Eckpunkte dargestellt.

Übungsleiterpauschale

Der Gesetzgeber hat in § 3 Nr. 26 EStG den pauschalierten Auslagenersatz für „Übungsleiter“ im Dienst oder im Auftrag von steuerbegünstigten Körperschaften bis zur Höhe von 2.400 € pro Jahr steuerfrei gestellt. Die steuerfreie Übungsleiterpauschale stellt also keine steuerpflichtigen Einnahmen dar (siehe dazu den Abschnitt „Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug“).

Die Einnahmen müssen „nebenberuflich“ sein.

Die Tätigkeit als Übungsleiter in diesem Sinne ist die als Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Pfleger alter, kranker oder behinderter Menschen oder vergleichbare nebenberufliche Tätigkeiten sowie die künstlerischen Tätigkeit. Begünstigt sind alle Tätigkeiten, die so ausgelegt sind, auf andere Menschen durch persönlichen Kontakt Einfluss zu nehmen. Sie müssen eine pädagogische Ausrichtung aufweisen, um auf diese Weise geistige oder körperliche Fähigkeiten zu entwickeln und zu fördern. Damit ist die Übungsleiterpauschale für alle Mitarbeiter verwehrt, die in der Verwaltung tätig sind.

Die Tätigkeit kann als Mitglied, als Angestellter oder als Auftragnehmer (freier Mitarbeiter, Honorarkraft) durchgeführt werden.

Auftrag- oder Dienstgeber muss eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine steuerbegünstigten (gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich) Zwecken dienenden Organisation sein, die im Inland oder in einem anderen Mitgliedsstaat der EU oder Mitgliedsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ansässig ist. Zu letzteren gehören auch Island, Liechtenstein und Norwegen.

Unter „nebenberuflich“ in diesem Sinne ist zu verstehen, wenn die Tätigkeit weniger als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeit-Erwerbstätigen beansprucht. Dabei ist von der in dieser Branche üblichen Arbeitszeit auszugehen, wobei Tarifverträge beachtet werden sollten. Bei Annahme einer 40-Stunden-Woche kommt somit eine Tätigkeit von bis zu 13 Stunden wöchentlich in Frage.

Der Übungsleiter kann mehrere unterschiedliche Tätigkeiten ausüben, für die jeweils Anteile der Übungsleiterpauschale in Anspruch genommen werden können. Allerdings sind einzelne Tätigkeiten derselben Art zusammenzufassen, wenn sie sich nach Verkehrsauffassung als Ausübung einer einheitlichen Haupttätigkeit darstellen. Das gilt auch für solche Übungsleiter, die die nebenberufliche Tätigkeit im sachlichen Tätigkeitsbereich ihrer hauptberuflichen Arbeit ausüben, z.B. nebenberuflich tätige Musiklehrer an einer privaten gemeinnützigen Musikschule, die hauptberuflich Musiklehrer an einer staatlichen Schule sind.

Nicht erforderlich ist, dass der Steuerpflichtige auch tatsächlich einem Hauptberuf nachgeht. Damit ist auch die Tätigkeit von Hausfrauen, Rentnern, Arbeitslosen oder Studenten begünstigt.

Hinweise:

(1) Die Übungsleiterpauschale ist keine Pauschale für die Körperschaft, sondern für den Übungsleiter. Für mehrere verschiedenartige Tätigkeiten kann der Freibetrag nur insgesamt einmal in Anspruch genommen werden. Alle nebenberuflichen Tätigkeiten, für die die Übungsleiterpauschale bezogen wird, sind zusammenzurechnen. Sie sind steuerpflichtig, soweit sie den Betrag von 2.400 € im Jahr übersteigen. Darüber hinaus werden die gezahlten Beträge rückwirkend für alle Arbeitgeber sozialversicherungspflichtig. Ein Abzug der Übungsleiterpauschale ist dann nicht mehr durchführbar.

Der Arbeitgeber ist gut beraten, sich vom Arbeitnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser keine andere Tätigkeit ausübt, für die er eine Übungsleiterpauschale erhält. Anderenfalls sollte die Auszahlung wie ein regulärer Arbeitslohn behandelt werden.

(2) Zahlen Arbeitgeber an Übungsleiter Vergütung ohne Kürzung um die Übungsleiterpauschale aus, kann eine Schadenersatzpflicht gegenüber den Übungsleitern aus der fehlenden Kürzung bei der Sozialversicherung entstehen. Diese kann nicht – wie bei der Einkommensteuer – im Rahmen einer Veranlagung nachgeholt werden.

(3) Die Übungsleiterpauschale kürzt die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer, die Sozialversicherung, die Künstlersozialabgabe und die Berufsgenossenschaft.

Ehrenamtspauschale

Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienenden Organisation im Inland oder EU- und EWR-Raum sind nach § 3 Nr. 26 a EStG als pauschalierter Auslagenersatz bis zu jährlich € 720 insgesamt steuerfrei.

Die Freistellung unterscheidet sich von der Übungsleiterpauschale dadurch, dass jegliche ehrenamtliche Tätigkeit im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich begünstigt ist, also auch Tätigkeiten als Vereinsvorstand, Buchführungshelfer, Platzwart, Schiedsrichter oder Verwaltungskraft. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind allerdings Tätigkeiten in einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder der Vermögensverwaltung nicht begünstigt.

Die Ehrenamtspauschale kann für dieselbe Tätigkeit nicht zusätzlich zur Übungsleiterpauschale gewährt werden. Allerdings ist es denkbar, dass beide Pauschalen zur Anwendung gelangen, wenn unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt werden.

Beispiel:

Ein Vereinsmitglied ist Trainer einer Jugendmannschaft und übt eine Tätigkeit als Vereinsvorstand aus.

Hinweis:

Nach § 17 (3) S. 2 BGB ist der Vorstand des Vereins unentgeltlich tätig. Von dieser generellen Regel kann der Verein allerdings abweichen. Voraussetzung für die Gewährung der Ehrenamtspauschale für die Tätigkeit als Vorstand eines Vereins ist demnach, dass der Vorstand durch eine Öffnungsklausel in der Satzung des Vereins eine Vergütung für seine ehrenamtliche Tätigkeit erhalten darf. Fehlt diese Satzungsklausel, wird das Finanzamt bei Zahlung einer Ehrenamtspauschale die Gemeinnützigkeit entziehen.

Es wird dringend empfohlen, die Ehrenamtspauschale in der Satzung zu verankern. Falls der Verein dem Verein ungewollt einen geldwerten Vorteil zuwendet, z.B. durch ein Geburtstagsgeschenk, dass die 40 €-Grenze übersteigt oder das Weihnachtsessen für den Partner des Vorstands, der selbst nicht Vereinsmitarbeiter ist, kann dies durch die Ehrenamtspauschale bis zur Höhe von 720 € p.a. aufgefangen werden.

Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug

Grundsätzlich sind Betriebsausgaben oder Werbungskosten beim ehrenamtlich Tätigen nur insoweit abziehbar, als sie den entsprechenden Freibetrag von € 2.400 bzw. € 720 übersteigen. Die Ausgaben müssen einzeln nachgewiesen werden. In Frage kommen hier vor allem Fahrt- und Reisekosten, Arbeitsmittel, anteilige Telefongebühren etc.

Beispiel:

Der Vorsitzende eines Vereins erhält eine Pauschale von € 1.800 im Jahr. Er macht Fahrt- und Reisekosten sowie sonstige Ausgaben in Höhe von € 800 geltend. Im Ergebnis muss er € 1.000 versteuern (€ 1.800– Freibetrag € 720 – Restabzug € 80).

Entstehen Werbungskosten einheitlich für die haupt- und nebenberufliche Tätigkeit, müssen diese nach einem angemessenen Schlüssel auf beide Tätigkeiten aufgeteilt werden.

Ein nachgewiesener Auslagenersatz kann neben der Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale jeder Person, die die Kosten verauslagt hat, steuerfrei erstattet werden.

Umsatzsteuer

Übt der ehrenamtlich Tätige seine Betätigung nicht im Rahmen eines Anstellungsvertrages aus, wird seine Tätigkeit im Inland grundsätzlich vom Umsatzsteuerrecht erfasst. Das bedeutet aber nicht, dass seine Leistungen umsatzsteuerpflichtig sind. Ehrenamtlich Tätige, die ansonsten keine gewerbliche oder selbständige Tätigkeit ausüben, werden regelmäßig unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Kleinunternehmer ist derjenige, der im vorangegangenen Kalenderjahr Umsätze von weniger als € 17.500 erzielt hat und im laufenden Kalenderjahr Umsätze von voraussichtlich weniger als € 50.000 erzielen wird.

Anders kann die Sachlage aussehen, wenn ein steuerpflichtiger Kaufmann oder Selbständiger Umsätze aus dieser gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit erzielt und daneben eine Vergütung aus ehrenamtlicher Tätigkeit bezieht. Ein steuerpflichtiger Unternehmer wird immer mit all steuerpflichtigen Umsätzen zur Umsatzsteuer herangezogen. Das bedeutet, dass alle Umsätze zusammengerechnet werden. Das kann bedeuten, dass auch seine Umsätze aus der ehrenamtlichen Tätigkeit zur Umsatzsteuer herangezogen werden. Dies gilt nur dann nicht, wenn die ehrenamtliche Tätigkeit aufgrund einschlägiger Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (insb. § 4 Nr. 18 ff. UStG) von der Steuer befreit ist.

Grundsätzlich ist die ehrenamtliche Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit, wenn sie für juristische Personen des öffentlichen Rechts ausgeübt wird oder wenn das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis besteht. Am 27. März 2013 hat das Bundesfinanzministerium ein Schreiben veröffentlicht, dass sich mit der Umsatzsteuerfreiheit für ehrenamtliche Tätigkeit beschäftigt.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist eine ehrenamtliche Tätigkeit dann anzunehmen, wenn

• die Tätigkeiten für eine fremdnützig bestimmte Einrichtungen erfolgen,
• nicht aus eigennützigen Erwerbsstreben ausgeführt wird und
• keine hauptberufliche Beschäftigung (Teil- und Vollzeitbeschäftigung) vorliegt.

Eine Tätigkeitsvergütung für eine nebenberufliche ehrenamtliche Tätigkeit wird nach § 4 Nr. 26 UStG dann nicht auf Angemessenheit überprüft, wenn die Vergütung

• € 50,00 pro Stunde und
• € 17.500,00 pro Jahr nicht übersteigt. Dieser besondere Freibetrag ist nicht mit der Kleinunternehmerregelung zu verwechseln.

Sollen aus Vereinfachungsgründen pauschale Vergütungen gezahlt werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• in Vertrag, Satzung oder Beschluss eines laut Satzung ermächtigten Gremiums ist die Zahlung einer Pauschale ausdrücklich vorgesehen,
• die durchschnittliche Stundenanzahl pro Woche/Monat/Jahr des ehrenamtlich Tätigen wird festgehalten
• die Betragsgrenzen von € 50,00/Stunde und € 17.500,00/Jahr werden nicht überschritten und
• der tatsächliche Zeitaufwand des ehrenamtlich Tätigen wird glaubhaft gemacht.

Notwendige Satzungsänderungen, Vertragsanpassungen oder Gremienbeschlüsse müssen bis zum 31. März 2014 nachgeholt werden.

Was unter Glaubhaftmachung des tatsächlichen Zeitaufwandes zu verstehen ist, bleibt unklar. Ob hierfür dezidierte Stundenaufzeichnungen notwendig sind, ist noch nicht absehbar. Es soll möglicherweise eine formlose Bestätigung des ehrenamtlich Tätigen genügen, aus der sich die Höhe der Entschädigung sowie die dafür aufgewendeten Stunden hervorgehen. Die Glaubhaftmachung des Zeitaufwandes kann unterbleiben, wenn die Entschädigung den Betrag des § 3 Nr. 26 EStG (2.400 €) p.a. nicht übersteigt.

Auf jeden Fall ist jeder ehrenamtlich Tätige, der nicht angestellt ist, verpflichtet, dem Auftraggeber eine Rechnung zu erteilen. Dies gilt auch dann, wenn die Tätigkeit aufgrund der Kleinunternehmerregelung oder einer anderen Bestimmung steuerfrei ist. Auf den Grund der Steuerbefreiung ist auf der Rechnung hinzuweisen. Gleichzeitig muss auch derjenige, der ausschließlich steuerfreie Umsätze bewirkt, eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. In vielen Fällen werden diese gesetzlichen Anforderungen missachtet und die Finanzverwaltung sieht auch darüber hinweg. Allerdings ist nicht auszuschließen, dass die Finanzverwaltung in Zukunft verstärkt auf diese Formalien achten und Verfehlungen durch Buß- oder Ordnungsgelder ahnden wird.

Autoren: Peter Scheller, Steuerberater, Master of International Taxation, www.scheller-international.com / Thomas Oehmichen, Steuerberater – vereidigter Buchprüfer, www.oehmichen.de

Unter Sponsoring im Sinne dieses Beitrags versteht man die Unterstützung gemeinnütziger Organisationen durch Unternehmen. Die Unterstützungsleistung kann in Geld oder Sachzuwendung bestehen. Beim echten Sponsoring erhält der Sponsor eine Gegenleistung, die ihn im Bereich der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit unterstützt. Sponsoring unterscheidet sich von der klassischen Werbung dadurch, dass das Unternehmen an sich mit einer bestimmten Werbebotschaft im Focus des Betrachters steht, nicht jedoch die Reklame für bestimmt Produkte oder Dienstleistungen angestrebt wird. Es soll der Umsatz durch ein positives Unternehmensimage gefördert werden.

Beim Sponsoring sind steuerlich die Ebene der gemeinnützigen Organisation und die des Unternehmens zu unterscheiden. Dabei muss eine vorteilhafte Behandlung bei einer Partei nicht unbedingt steuerlich vorteilhaft für die andere sein. Für Unternehmen ist es regelmäßig wichtig, die Unterstützungsleistungen als Betriebsausgaben abziehen zu können. Für die gemeinnützige Organisation dagegen ist es wichtig, die bezogenen Leistungen nicht versteuern zu müssen. Für die steuerliche Behandlung bei der gemeinnützigen Organisation ist diejenige beim Unternehmen allerdings nicht maßgeblich. Die Kunst wird also darin bestehen, die Förderung so zu gestalten, dass die Unternehmen Betriebsausgaben abziehen können und gemeinnützige Organisation sie nicht versteuern müssen.

Steuerliche Behandlung beim fördernden Unternehmen

Für Unternehmen wird es regelmäßig darauf ankommen, dass Sponsoringleistungen als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Ist dies nämlich nicht der Fall, können entsprechende Ausgaben nur beschränkt im Rahmen des Spendenabzugs oder als Kosten der privaten Lebensführung überhaupt nicht abzugsfähig sein.

Voraussetzung für die unbeschränkte Abzugsfähigkeit ist die betriebliche Veranlassung der Sponsoringleistung. Diese ist immer dann gegeben, wenn Werbung für das Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen oder Maßnahmen zur Imagesteigerung die Gegenleistung darstellen. Nicht ausreichend ist, dass die gemeinnützige Organisation nur auf das Unternehmen aufmerksam macht. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das Unternehmen nur als Förderer genannt wird. Ob die Aufwendungen notwendig, üblich und zweckmäßig sind, ist für den Betriebsausgabenabzug unerheblich. Gerade im Sozialsponsoring ist die Abgrenzung nicht immer einfach. Der Nachweis der betrieblichen Veranlassung kann manchmal problematisch sein.

Steuerliche Behandlung bei der gemeinnützigen Organisation

Grundsätzlich können bei entsprechenden Förder- oder Sponsoringleistungen alle vier Sphären einer gemeinnützigen Organisation betroffen sein:

• steuerfreie Einnahmen im ideellen Bereich
• steuerfreie Einnahmen in der Vermögensverwaltung
• steuerfreie Einnahmen im Rahmen eines steuerunschädlichen Zweckbetriebs
• steuerpflichtige Einnahmen aus wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb

Im Sponsoring ist regelmäßig die Frage, wann ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vorliegt. Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ist immer dann gegeben, wenn die gemeinnützige Organisation aktiv an den Werbemaßnahmen mitwirkt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das Logo des Sponsors auf der Website der Organisation erscheint und mit der Website des Sponsors verlinkt ist. Eine steuerschädliche Mitwirkung liegt auch vor, wenn in Publikationen der Organisation Werbeanzeigen des Unternehmens geschaltet werden oder auf Veranstaltungen über Produkte oder Dienstleistungen des Sponsors informiert wird.

Kein steuerschädlicher wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb liegt vor, wenn

a) die steuerbegünstigte Körperschaft dem Sponsor die Nutzung des ihres Namens in der Weise zu Werbezwecken gestattet, dass der Sponsor selbst zu Werbezwecken oder zur Imagepflege auf seine Förderleistungen an die Organisation hinweist oder

b) die Körperschaft auf der Website, auf Plakaten, Veranstaltungshinweisen, in Ausstellungskatalogen oder in anderer Weise auf die Unterstützung durch den „Sponsor“ lediglich hinweist. Dabei können das Emblem oder Logo des Sponsors verwendet werden. Diese dürfen aber weder verlinkt noch besonders hervorgehoben werden.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind vorgenannte Sponsoringmaßnahmen (wir nennen Sie unechtes Sponsoring), die keinen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb darstellen, nicht der Vermögensverwaltung, sondern regelmäßig dem ideellen Bereich zuzuordnen. Die Zuordnung zum Zweckbetrieb dürfte nicht der Regelfall sein. Die Einnahmen sind weder umsatz- noch ertragsteuerpflichtig. Sie stellen für den Empfänger Zuwendungen dar und müssen durch eine Zuwendungsbestätigung und nicht etwa durch eine „Rechnung“ bescheinigt werden. Gleichwohl ist es möglich, einen „Sponsoring“-Vertrag abzuschließen, in dem sich das Unternehmen zu einer Unterstützung des Vereins verpflichtet. Der Verein darf in diesem Fall keine Gegenleistung, sondern nur eine Duldung im Sinne der Ziffer a und/oder einen Hinweis im Sinne der Ziffer b zusagen.

Verdecktes Sponsoring im Bereich der Vermögensverwaltung:

Die Vermietung von Werbeflächen an vereinseigenen Immobilien oder sonstigen Gegenständen wie PKW führen bei der gemeinnützigen Körperschaft dann zu Einnahmen aus Vermögensverwaltung, wenn sich die Tätigkeit auf die Vermietung beschränkt und keine weiteren Leistungen erbracht werden.

Sponsoring im Bereich des Zweckbetriebes:

Der Zweckbetrieb als ein für die Satzungszweckerfüllung unverzichtbarer und steuerunschädlicher wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb kann Empfänger von Zuwendungen sein. Ebenso kann er auch Empfänger von unechten Sponsoringzahlungen sein. Üblicherweise weist man solche Zahlungen jedoch dem ideellen Bereich zu.

Soziosponsoring (Werbemobil) als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Abgrenzung zur Vermögensverwaltung:

Es ist üblich, dass Vereine sich die Beschaffung von Kraftfahrzeugen durch darauf spezialisierte Werbeagenturen durchführen lassen. Werbeagenturen kaufen das Fahrzeug, überlassen es unentgeltlich dem Verein mit der Auflage, weitere Leistungen im Zusammenhang mit der Werbung zu erbringen, z.B. dass das Fahrzeug im Stadtgebiet bewegt oder werbewirksam an öffentlichen Wegen abgestellt werden muss. Am Ende einer i.d.R. 5-jährigen Vertragslaufzeit wird das Kfz dem Verein unentgeltlich übertragen und die Leistungsverpflichtung des Vereins endet. Der Verein ist gut beraten, die Rahmenbedingungen dieser Verträge insbesondere aus umsatzsteuerlicher Sicht gründlich prüfen zu lassen. Für kleinere Vereine und Organisationen wird die Frage nach dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb aber häufig keine wirtschaftliche Rolle spielen. Betragen die Bruttoinnahmen einschließlich gegebenenfalls anfallender Umsatzsteuer aus allen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben zusammen unter € 35.000 jährlich, bleiben die Einnahmen hieraus steuerfrei. Überschreiten die Bruttoeinnahmen diesen Betrag, ist die Organisation in vollem Umfang körperschaft- und gewerbesteuerpflichtig. Damit werden alle Einkünfte steuerpflichtig; allerdings unter Abzug eines Freibetrages von € 5.000.

Hinweis:

Bei Werbemaßnahmen, die im sachlichen Zusammenhang mit dem ideellen Bereich oder einem Zweckbetrieb entstehen, z.B. Trikotwerbung bei einer steuerfreien sportlichen Veranstaltung, kann der Gewinn auf Antrag mit 15 % der Einnahmen geschätzt werden.

Die Inanspruchnahme dieser Vergünstigung ist aber nur erforderlich, falls die Einnahmen inclusive Umasatzsteuer als allen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben € 35.000 übersteigen.

Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)

Der steuerbegünstigte Verein kann umsatzsteuerpflichtig sein, selbst wenn er durch das Finanzamt von der Ertragsteuer freigestellt ist.

Die Prüfung im Umsatzsteuerrecht sollte sich immer an den nachfolgenden Schritten orientieren:

(1) Umsatzsteuerbare Leistung: Grundsätzlich ist zu prüfen, ob eine Leistung überhaupt zu einem umsatzsteuerlich relevanten Leistungsaustausch führt. Im Fachjargon heißt dies, ob die Leistung umsatzsteuerbar ist. Entscheidendes Kriterium ist, ob ein Leistungsaustausch vorliegt. Im Förderbereich ist dies stets zu verneinen, wenn die gemeinnützige Organisation keine Leistung erbringt. Dies ist regelmäßig dann der Fall, wenn die Zahlungen an die Organisation zu einer Spende führt, also im ideellen Bereich. Das Nennen des Förderers ohne besondere Hervorhebung stellt keine Leistung der gemeinnützigen Organisation an das fördernde Unternehmen dar.

(2) Steuerfreie Leistung: Sofern ein Leistungsaustausch vorliegt, stellt sich die Frage ob die Leistung steuerbefreit ist. Die üblichen Steuerbefreiungsvorschriften, die für gewisse Leistungen im Gesundheits-, Ausbildungs- oder Sozialsektor gelten, scheiden bei echten Sponsoringleistungen regelmäßig aus.

Kleine Organisationen werden aber regelmäßig prüfen, ob sie mit ihren steuerbaren Leistungen nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Kleinunternehmer ist derjenige, der im vorangegangenen Kalenderjahr Umsätze von weniger als € 17.500 erzielt hat und im laufenden Kalenderjahr Umsätze von voraussichtlich weniger als € 50.000 erzielen wird. Sofern die gemeinnützige Organisation unter diesen Schwellenwerten bleibt, kann sie ihre Leistungen ohne Umsatzsteuer abrechnen. Vorsicht ist allerdings bei der Nutzung der Werbemobile geboten, falls die Einnahmen aus dem 5-Jahreszeitraum dem Verein alle in einem Jahr zugerechnet werden. Dann übersteigt der Umsatz leicht die € 17.500-Grenze mit negativen Konsequenzen für das Folgejahr.

(3) Steuersatz: Leistungen, die nicht im Rahmen wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe ausgeübt werden, sind zumindest im Sponsoringbereich regelmäßig mit mit 19% steuerpflichtig. Steuerpflichtige Leistungen, die nicht einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind, dürften in aller Regel mit 7% abzurechnen sein.

(4) Relevanz der Umsatzsteuer für das fördernde Unternehmen: Dies ist regelmäßig ein ganz entscheidender Punkt in der Prüfungsroutine. Für Unternehmen, die zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt sind, spielt es überhaupt keine Rolle, ob die Sponsoringleistung steuerpflichtig ist oder welcher Steuersatz zur Anwendung kommt. Sie können die ihr in Rechnung gestellte Umsatzsteuer vollen Umfanges als Vorsteuer abziehen. Die gemeinnützige Organisation muss nur darauf achten, eine den Formvorschriften entsprechende Rechnung für die echten Sponsoringleistungen auszustellen. Sehr häufig wird es sinnvoll sein, die wesentlichen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben bereits im Vertrag zu machen. Einzelheiten hierzu sind dem Beitrag Umsatzsteuer: Rechnungen und Verträge zu entnehmen.

Für die gemeinnützige Organisation ist die Abrechnung mit Umsatzsteuer in der Regel nicht problematisch, kann sie die Umsatzsteuer doch einfach auf das vertragsmäßig vereinbarte Entgeld aufschlagen.

Anders sieht die Angelegenheit allerdings dann aus, wenn das fördernde Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Dies sind beispielsweise Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen, gewisse Finanzdienstleister, Versicherungsmakler und Unternehmer im Gesundheitswesen (Krankenhäuser, Ärzte). Diese können eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Deshalb ist es gerade für solche Förderer von Bedeutung, dass eine Sponsoringleistung möglichst steuerfrei ist.

Autor: Peter Scheller, Steuerberater, Master of International Taxation, www.scheller-international.com ; Thomas Oehmichen, Steuerberater, vereidigter Buchprüfer, www.oehmichen.de

In einem ersten Beitrag haben wir die allgemeinen Änderungen des Gesetzes zur Stärkung des Ehrenamtes dargestellt. In diesem Beitrag werden wir die wesentlichen Änderungen der zeitnahen Mittelverwendung und der Rücklagenbildung behandeln.

Folgende Änderungen sind für die zeitnahe Mittelverwendung von Bedeutung:

Verlängerung der zeitnahen Mittelverwendung

Mittel müssen zeitnah für steuerbegünstigte Satzungszwecke verwendet werden. Bisher mussten die Mittel, die nicht im Zuflussjahr verwendet wurden, im Folgejahr verwendet werden. Diese Frist ist auf zwei Jahre ausgedehnt worden. Können die Mittel bis zu diesem Zeitpunkt nicht satzungsgemäß verwendet werden, besteht die Möglichkeit, die Mittel in eine der nachfolgenden Rücklagen nach § 62 Abs. 1 AO einzustellen:

• zweckgebundene Rücklagen
• Wiederbeschaffungsrücklagen
• freie Rücklagen und
• Rücklagen zum Erwerb von Gesellschaftsrechten zwecks Erhalt der Beteiligungsquote

Natürlich sind insoweit die gesetzlichen Vorgaben für die einzelnen Rücklagearten zu beachten.

Bei Auflösung der Rücklagen gilt wieder die Zweijahresfrist. Eine Rücklage ist unverzüglich aufzulösen, wenn der Grund der Rücklagenbildung entfallen ist. Im Übrigen bestehen keine Vorgaben für die zeitliche Dauer einer Rücklage.

Flexibilisierung bei der freien Rücklage

Bei der Bildung der freien Rücklage sind folgende Höchstgrenzen zu beachten:

• 10% der Bruttoeinnahmen (nicht der Überschüsse) aus dem ideellen Bereich
• ein Drittel des Überschusses aus Vermögensverwaltung
• 10% der Gewinne/Überschüsse aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben oder Zweckbetrieben

Bisher ging die Finanzverwaltung davon aus, dass die Höchstgrenzen der Bemessungsgrundlage jedes Jahr zu ermitteln sei. Konnte die Höchstgrenze nicht ausgeschöpft werden, konnte eine Nachholung in folgenden Jahren nicht erfolgen. Das ist immer dann der Fall, wenn der Bestand der liquiden Mittel nicht ausreicht, um den rechnerisch möglichen Höchstbetrag der Rücklagen auszuschöpfen. Dies kann beispielsweise in folgenden Fällen auftreten:

• Im ideellen Bereich stellen die Einnahmen und nicht die Überschüsse die Bemessungsgrundlage dar. Das kann bei hohen Ausgaben im ideellen Bereich dazu führen, dass die freie Rücklage nicht mehr in der höchstmöglichen Höhe gebildet werden kann.
• Es werden zweckgebundene Rücklagen gebildet. Die Beträge mindern dann Mittel in einer Weise, sodass eine freie Rücklage nicht mehr in voller Höhe gebildet werden kann.
• Oder es werden Überschüsse für die Anschaffung von Anlagevermögen verwendet, die erst über die Abschreibung ergebnisrelevant in die Gewinnermittlung eingehen.

Nach der Neuregelung kann das nicht ausgeschöpfte Rücklagenlagenvolumen vorgetragen werden und die Rücklagenbildung in den folgenden zwei Jahren nachgeholt werden.

Grundsätzlich ist es immer empfehlenswert die Grenzen der freien Rücklagen voll auszuschöpfen.

• Zum einen kann sich die Körperschaft so ein Vermögenpolster aufbauen, das sich den Grundsätzen der zeitnahen Mittelverwendung entzieht, ohne dabei einer konkreten Zweckbindung zu unterliegen.
• Zum anderen hat die Körperschaft durch die freie Rücklagen keinerlei Nachteile, da diese Mittel jederzeit für satzungsmäßige Zwecke eingesetzt werden können. Eine freie Rücklage kann zeitlich unbegrenzt vorgetragen werden.
• Weiterhin kann die Körperschaft aus dieser freien Rücklage eine ggf. notwendig werdende GmbH-Beteiligung erwerben, was aus zeitnah zu verwendenden Mitteln nicht zulässig ist.

Rücklagen zum Erwerb von Gesellschaftsrechten

Gemeinnützige Körperschaften dürfen Rücklagen zum Erwerb von Gesellschaftsrechten zur Erhaltung der prozentualen Beteiligung an Kapitalgesellschaften zuführen, wobei die Höhe dieser Rücklage die Höhe der freien Rücklage mindert. Diese Regelung soll gewährleisten, dass sich die quotale Gesellschafterstellung im Falle von einer Kapitalerhöhung nicht ändert. Anders als die im Folgenden beschriebene Neuregelung zur Ausstattung von zweckäquivalenten gemeinnützigen Körperschaften, ist die Rücklage zum Erwerb von Gesellschaftsrechten nicht auf gemeinnützige Körperschaften beschränkt.

Vermögensausstattung anderer steuerbegünstigter Körperschaften

Mit Wirkung ab 01.01.2014 kann eine steuerbegünstigte Körperschaft bestimmte Mittel an andere steuerbegünstigte Körperschaften oder juristische Personen des öffentlichen Rechts weitergeben (Aufgabe des Endowment-Verbots). Diese Regelung ist als steuerunschädliche Betätigung nun ausdrücklich im § 58 Nr. 3 AO normiert. Bislang war es fraglich aus welchen Mitteln eine Beteiligung an anderen Körperschaften geleistet werden kann, da dieser Vorgang eine Mittelumschichtung darstellt und gegen den Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung zu satzungsmäßigen Zwecken verstieß (vgl. hierzu OFD Rheinland, Verfügung vom 20.9.2012, Az. S 0174 – 2012/0005). Eine solche Ausstattung war bislang nur aus Mitteln der freien Rücklage denkbar.

Damit werden folgende Vermögensausstattungen möglich:

• Stammkapitalausstattung einer gGmbH
• Zuführung zum Vermögen gemeinnütziger Stiftungen (auch Zustiftungen)
• sonstige Vermögenszuführungen an gemeinnützige Organisationen

Die Rücklage kann aus folgenden Quellen gespeist werden:

• Überschüsse aus der Vermögensverwaltung
• Gewinne aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben
• 15 % der sonstigen zeitnah zu verwendenden Mitteln

Voraussetzung ist, dass

• die steuerbegünstigten Zwecke der gebenden und empfangenden Organisation zumindest teilweise übereinstimmen und
• die empfangenen Mitteln und die Erträge daraus durch die empfangende Körperschaft nicht weitergegeben oder verausgabt werden und im Stammkapital / Grundstockvermögen verbleiben.

Hinweis: Noch zu klären ist, was geschieht, wenn die empfangende Körperschaft die Mittel pflichtwidrig weitergibt oder die Überschüsse nicht zweckgebunden verwendet. Insbesondere aus Sicht der zuwendenden Organisation ergeben sich hier Fragen des Nachweises in Bezug auf die Einhaltung der Voraussetzungen bei der empfangenden Organisation.

Wiederbeschaffungsrücklagen

Diese Rücklage war bisher aufgrund Verwaltungsmeinung auch schon zu bilden. Durch die gesetzliche Regelung vereinfacht sich nur der Nachweis. Eine Wiederbeschaffungsrücklage kann unter folgenden Voraussetzungen gebildet werden:

• Die Neuanschaffung von Anlagegegenständen ist wirklich geplant.
• Die Ersatzbeschaffung entspricht wertmäßig der Erstanschaffung.
• Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (Abschreibungsdauer) entspricht der tatsächlichen Nutzungsdauer.

Eine Rücklagenbildung orientiert sich ohne jeder weitere Nachweispflichten am – vom Abschreibungszeitraum abhängigen – Prozentsatz der Ersatzanschaffungskosten. Im Ergebnis reichen somit das Anlageverzeichnis und die Aufzeichnung zu Abschreibungszeiträumen als Nachweis für die Rücklagenbildung. Nur wenn der Finanzierungsbedarf über den ursprünglichen Investitionsbedarf hinausgehend, muss die Notwendigkeit nachgewiesen wird. Die gilt beispielsweise bei gestiegenen Wiederbeschaffungskosten oder Kapazitätsausweitungen.

Hinweis: An dieser Stelle möchten wir noch darauf hinweisen, dass Rücklagen und Rückstellungen zwei unterschiedliche Sachverhalte darstellen. Rücklagen sind Teil der (aufgeschobenen) Mittelverwendung. In einer Bilanz sind sie regelmäßig dem Eigenkapital zuzuordnen. Es ist weiterhin zu beachten, dass Rücklagen in der Rechnungslegung, ggf. in einer Nebenrechnung, gesondert auszuweisen und deren Bildung dem Finanzamt im Einzelnen darzulegen sind.

Rückstellungen dagegen sind Verbindlichkeiten oder Verpflichtungen, die dem Grunde oder der Höhe nach ungewiss sind. Dabei handelt es sich um Verpflichtungen, die vor dem Bilanzstichtag wirtschaftlich entstanden aber erst nach diesem zu erfüllen sind. Damit sind Rückstellung eigentlich Verbindlichkeiten, die bilanziell Fremdkapital darstellen.

Autoren: Peter Scheller, Steuerberater, Master of International Taxation, www.scheller-international.com – Thomas Oehmichen, Steuerberater, vereidigter Buchprüfer, www.oehmichen.de